Die offene Alternative zu Microsoft 365: Was heute trägt – und wo es hakt

Eine offene Alternative zu Microsoft 365 ist kein einzelnes Produkt, sondern ein Arbeitsplatz aus Open-Source-Bausteinen: Dateiablage, gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten, Chat, Videokonferenzen, Projektsteuerung, E-Mail und Kalender – zusammengehalten von einer zentralen Benutzerverwaltung. Für jeden dieser Bausteine gibt es inzwischen Open-Source-Software, die in Behörden und Unternehmen produktiv läuft. Die eigentliche Arbeit liegt weniger in der Auswahl als in der Integration und im Wechsel.

Dieser Überblick ordnet die gängigen Komponenten ein, beschreibt das staatlich entwickelte Komplettpaket openDesk und benennt offen, wo es heute noch reibt.

Die Bausteine im Einzelnen

Dateien: Nextcloud

Nextcloud ist für viele Organisationen der Ausgangspunkt. Die Software des gleichnamigen Stuttgarter Unternehmens bietet Dateiablage mit Synchronisation auf Desktop und Smartphone, Freigaben nach innen und außen, Versionierung und eine Erweiterungsarchitektur („Apps“), über die sich Kalender, Kontakte, Chat oder Office-Funktionen nachrüsten lassen. Nextcloud steht unter der AGPLv3 – einer Copyleft-Lizenz, die auch beim Betrieb als Netzdienst greift (mehr dazu in unserem Erklärstück zu Open-Source-Lizenzen).

Dokumente: Collabora Online oder ONLYOFFICE

Für das gemeinsame Bearbeiten im Browser haben sich zwei Engines durchgesetzt, die sich beide in Nextcloud und andere Plattformen einbinden lassen:

• Collabora Online basiert auf LibreOffice und arbeitet intern mit dem offenen OpenDocument-Format (ODF), kann aber auch Microsoft-Formate öffnen und speichern. Der Servercode steht unter der Mozilla Public License 2.0.
• ONLYOFFICE Docs arbeitet intern nah an den Microsoft-Formaten (DOCX, XLSX, PPTX) und wird oft für eine Oberfläche gelobt, die Office-Nutzern vertraut vorkommt. Die Community-Ausgabe steht unter der AGPLv3.

Welche Engine besser passt, hängt vor allem davon ab, ob ein Haus künftig konsequent auf ODF setzen will oder im Alltag weiter intensiv Dateien im Microsoft-Format mit Externen austauscht. Ein Test mit den eigenen, realen Vorlagen ist hier aussagekräftiger als jede Feature-Liste.

Chat: Matrix und Element

Matrix ist ein offener, föderierter Kommunikationsstandard: Server verschiedener Betreiber können miteinander sprechen, ähnlich wie bei E-Mail. Element ist der verbreitetste Client, Synapse der Referenzserver. Ende 2023 hat das Unternehmen Element Synapse von der Apache-2.0-Lizenz auf die AGPLv3 umgestellt; Unternehmenskunden erhalten mit der kommerziellen Element Server Suite eigene Lizenzbedingungen. Für Organisationen ist Matrix interessant, weil Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Föderation zum Grundgedanken gehören – und weil man nicht an einen einzigen Anbieter gebunden ist.

Video: Jitsi

Jitsi Meet ist eine Videokonferenzlösung, die direkt im Browser läuft und sich selbst betreiben lässt. Sie steht unter der Apache-2.0-Lizenz. Für Besprechungen im kleinen und mittleren Rahmen ist sie bewährt; bei sehr großen Veranstaltungen, Webinar-Funktionen oder Telefoneinwahl sollten Sie die Anforderungen vorab genau prüfen und die Infrastruktur entsprechend dimensionieren.

Projekte: OpenProject

OpenProject aus Berlin deckt klassisches und agiles Projektmanagement ab: Arbeitspakete, Gantt-Diagramme, Boards, Zeiterfassung. Die Community-Edition steht unter der GPLv3, Zusatzfunktionen gibt es in einer kommerziellen Enterprise-Ausgabe.

Mail und Groupware: Open-Xchange und andere

Für E-Mail, Kalender und Kontakte ist die OX App Suite von Open-Xchange eine etablierte Wahl; sie ist auch die Mail-Komponente in openDesk. Alternativen sind etwa die Groupware-Funktionen von Nextcloud selbst oder spezialisierte Lösungen wie SOGo. Wichtig ist hier weniger die Weboberfläche als die Frage, wie gut Desktop-Clients und mobile Geräte über offene Protokolle (IMAP, CalDAV, CardDAV) angebunden werden.

Das Komplettpaket: openDesk

Einzelne Komponenten zu einem stimmigen Arbeitsplatz zu verbinden – mit gemeinsamer Anmeldung, einheitlicher Navigation und abgestimmten Updates – ist aufwendig. Genau dafür gibt es openDesk. Das Paket ist aus der Initiative „Souveräner Arbeitsplatz“ des Bundesinnenministeriums hervorgegangen und wird heute vom Zentrum für Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung (ZenDiS GmbH) weiterentwickelt, im Auftrag des Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung.

openDesk bündelt laut eigener Darstellung zwölf Module, darunter Dateien, Dokumente, E-Mail, Kalender, Chat, Videokonferenz, Projekte, Notizen und Wissen. Unter der Haube stecken bekannte Projekte: Der Release-Beitrag zu openDesk 1.18 vom August 2026 nennt unter anderem Nextcloud, Collabora Online, Open-Xchange, Jitsi, OpenProject und CryptPad mit ihren jeweiligen Versionsständen; die Dokumentation führt zudem Element, XWiki und Nubus (Identitäts- und Zugriffsverwaltung) auf. Stand Ende Oktober 2026 werden bereits Patch-Releases der Versionsreihe 1.19 ausgeliefert – openDesk erscheint in kurzen Abständen.

Es gibt zwei Ausgaben:

• Community Edition: frei verfügbar über die Plattform openCode, mit Community-Unterstützung, aber ohne Service-Level-Vereinbarung.
• Enterprise Edition: mit vertraglich abgesicherter Unterstützung und Sicherheitspatches. Laut Dokumentation enthält sie bei einigen Komponenten zusätzliche, teils nicht quelloffene Module – etwa Verwaltungswerkzeuge für Element oder erweiterte Speicher- und Suchfunktionen bei Open-Xchange. Ein Wechsel von der Community- zur Enterprise-Edition wird laut Dokumentation derzeit nicht unterstützt; die Entscheidung sollte also früh fallen.

Für die Privatwirtschaft ist eine Neuerung vom September 2026 relevant: ZenDiS hat ein Partnerprogramm gestartet, über das erstmals auch private IT-Dienstleister und Cloud-Anbieter eigene Angebote auf Basis der Enterprise Edition entwickeln und vertreiben dürfen. Vorgesehen sind Kategorien für Distributoren, Systemintegratoren und SaaS-Anbieter; für Letztere gelten laut Berichterstattung strenge Anforderungen, darunter ein C5-Testat des BSI. Für mittelständische Unternehmen bedeutet das: openDesk dürfte künftig auch als betreuter Dienst von Partnern verfügbar sein, statt nur im Eigenbetrieb.

Die Komponenten im Vergleich

Die Spalte „Reifegrad“ ist eine redaktionelle Einschätzung, keine Messung. Sie soll Orientierung geben, ersetzt aber nicht den Test in Ihrer eigenen Umgebung.

Was gut funktioniert

• Standardarbeit: Dateien teilen, Texte gemeinsam schreiben, Termine planen, chatten, Videocalls – das deckt der offene Stack für die meisten Beschäftigten zuverlässig ab.
• Kontrolle: Sie entscheiden, wo die Daten liegen, wer administriert und wann aktualisiert wird. Das vereinfacht Fragen rund um Datenschutz und Drittstaatenzugriff (siehe auch DSGVO und US-Cloud).
• Austauschbarkeit: Weil die Bausteine über offene Protokolle und Formate verbunden sind, lässt sich einzelnes ersetzen, ohne alles neu zu bauen.

Wo es reibt

Ehrlichkeit gehört zu jeder Migrationsentscheidung. Die häufigsten Reibungspunkte:

• Excel-Power-User: Komplexe Tabellen mit VBA-Makros, Power Query, Pivot-Verknüpfungen auf externe Datenquellen oder Add-ins laufen in Collabora oder ONLYOFFICE nur eingeschränkt oder gar nicht. Hier braucht es eine Bestandsaufnahme: Welche Dateien sind geschäftskritisch, und wer pflegt sie?
• Outlook-Gewohnheiten: Wer stark mit freigegebenen Postfächern, Delegationen, Regeln und Outlook-Add-ins arbeitet, merkt den Wechsel. openDesk hat etwa geteilte Postfächer erst mit Version 1.18 im Sommer 2026 aktiviert – ein Hinweis darauf, dass manche Funktionen, die man bei Microsoft als selbstverständlich ansieht, im offenen Stack noch nachwachsen.
• Fachanwendungen: Branchensoftware mit enger Bindung an Word-Vorlagen, Outlook oder Teams-Integrationen ist oft der härteste Brocken.
• Externe Zusammenarbeit: Kunden und Partner bleiben häufig bei Microsoft. Formattreue beim Austausch und Einladungen in fremde Teams-Besprechungen bleiben Alltagsthemen.
• Migrationsaufwand: Postfächer, Kalender, SharePoint-Strukturen und Berechtigungen zu übertragen, kostet Zeit. Dazu kommen Schulung und Begleitung der Beschäftigten – oft der größte, aber am häufigsten unterschätzte Posten. Wie Sie diese Kosten realistisch ansetzen, beschreibt unser Beitrag zur Gesamtkostenrechnung.

Wie Sie vorgehen können

1. Inventur: Welche Funktionen nutzen welche Gruppen tatsächlich? Oft zeigt sich, dass ein Großteil der Beschäftigten mit dem offenen Stack sofort arbeitsfähig wäre.
2. Pilot mit echten Daten: Eine Abteilung, reale Vorlagen, reale Abläufe – nicht nur eine Demo.
3. Hybride Übergangsphase planen: Für Power-User kann eine begrenzte Zahl von Microsoft-Lizenzen bleiben, während der Rest wechselt.
4. Betriebsmodell klären: Eigenbetrieb, Betrieb durch einen regionalen Dienstleister oder openDesk über einen Partner.
5. Exit von Anfang an mitdenken: Offene Formate und Exportwege sind auch bei der neuen Lösung Pflicht – siehe unseren Leitfaden zur Exit-Strategie gegen Lock-in.

Welche Werkzeuge für welchen Zweck infrage kommen, sehen Sie kompakt in unserer Übersicht der Alternativen.