Gesamtkosten ehrlich rechnen: SaaS, Cloud-Server oder Eigenbetrieb?

Keine Finanz- oder Anlageberatung. Alle Zahlen in diesem Beitrag sind ausdrücklich Beispielwerte.

Die Total Cost of Ownership (TCO) sind die Gesamtkosten einer IT-Lösung über den gesamten Nutzungszeitraum – erst sie zeigt, ob SaaS, Cloud-Server oder Eigenbetrieb günstiger ist. „Die Cloud ist billiger“ – „Selbst betreiben ist billiger“: Beide Sätze sind in dieser Allgemeinheit falsch. Welche Variante günstiger ist, hängt von Nutzerzahl, Laufzeit, vorhandenem Personal und Risikobereitschaft ab; die TCO-Rechnung macht diese Faktoren sichtbar. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie drei Betriebsmodelle fair vergleichen:

• SaaS (Software as a Service): Sie mieten fertige Software, der Anbieter betreibt alles.
• Cloud-IaaS (Infrastructure as a Service): Sie mieten virtuelle Server und betreiben die Software selbst darauf.
• Self-Hosting: Eigene Hardware im eigenen Serverraum oder in einem Colocation-Rechenzentrum.

Schritt 1: Den Vergleichszeitraum festlegen

Rechnen Sie über mindestens drei, besser fünf Jahre. Kürzere Zeiträume bevorzugen systematisch Mietmodelle, weil Anschaffungs- und Einführungskosten beim Eigenbetrieb am Anfang anfallen. Längere Zeiträume als die Lebensdauer der Hardware verzerren in die andere Richtung, wenn Sie den Ersatz vergessen.

Schritt 2: Alle Kostenkategorien erfassen

Lizenzen und Abonnements

• SaaS: Preis pro Nutzer und Monat, oft gestaffelt nach Funktionsumfang.
• IaaS und Self-Hosting: Lizenzen der Software selbst (bei Open Source häufig null), optional Support-Verträge oder Enterprise-Editionen.
• Achten Sie auf Preisanpassungsklauseln und Mindestlaufzeiten.

Hardware und Infrastruktur

• IaaS: Kosten für Rechenleistung, Speicher, Backups und – oft übersehen – ausgehenden Datenverkehr.
• Self-Hosting: Server, Speicher, Netzwerktechnik, unterbrechungsfreie Stromversorgung, Ersatzteile; verteilt über die Nutzungsdauer (Abschreibung).

Energie und Räume

Strom für Server und Kühlung, Miete für Rack-Fläche oder Colocation. Für einen Serverraum im eigenen Gebäude: anteilige Flächen- und Klimatisierungskosten.

Personalzeit

Die größte und am häufigsten unterschätzte Position. Erfassen Sie Stunden für Einrichtung, Updates, Überwachung, Störungsbehebung, Benutzerverwaltung und Backups – bewertet mit einem realistischen Stundensatz inklusive Arbeitgeberkosten. Auch SaaS ist nicht personalfrei: Administration, Rechtevergabe und Anbieter-Management kosten ebenfalls Zeit.

Einführung und Schulung

Migration der Daten, Anpassung von Prozessen, Schulungen. Einmalig, aber bei jedem Wechsel erneut.

Ausstiegskosten

Was kostet es, das System in fünf Jahren wieder zu verlassen? Datenexport, Formatkonvertierung, paralleler Betrieb, erneute Schulung. Bei Cloud-Diensten in der EU verbessert der Data Act die Lage: Er gilt seit dem 12. September 2025 und sieht vor, dass Anbieter von Datenverarbeitungsdiensten ab dem 12. Januar 2027 keine Wechselentgelte mehr verlangen dürfen; bis dahin dürfen sie höchstens kostendeckende Entgelte berechnen. Einzelheiten erklärt unser Beitrag zum EU Data Act und Cloud-Wechsel. Der Personalaufwand für den Wechsel bleibt allerdings bei Ihnen.

Risiko

Risiken lassen sich nicht exakt beziffern, aber grob bewerten: Ausfallzeiten, Sicherheitsvorfälle, Preiserhöhungen des Anbieters, Abkündigung eines Produkts, Abhängigkeit von einzelnen Fachkräften. Eine praktikable Methode ist ein Erwartungswert: geschätzte Eintrittswahrscheinlichkeit pro Jahr mal geschätzter Schaden. Wichtig ist weniger die Präzision als die Ehrlichkeit, dass Risiken bei jeder Variante existieren – nur unterschiedliche.

Schritt 3: Eine Beispielrechnung

Beispiel: Angenommen, ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitenden vergleicht für Dateiablage und Zusammenarbeit drei Varianten über fünf Jahre. Alle folgenden Zahlen sind frei gewählte Beispielwerte, keine Marktpreise. Setzen Sie Ihre eigenen Angebote und Stundensätze ein.

Annahmen:

• Interner Stundensatz IT (inkl. Nebenkosten): 80 Euro
• SaaS: 12 Euro pro Nutzer und Monat; 4 Stunden Administration pro Monat
• IaaS: zwei virtuelle Server inklusive Speicher und Backup für 250 Euro pro Monat; Open-Source-Software ohne Lizenzkosten, optionaler Support-Vertrag 2.000 Euro pro Jahr; 10 Stunden Betrieb pro Monat
• Self-Hosting: Hardware 12.000 Euro, nach fünf Jahren abgeschrieben; Energie und Rack-Fläche 150 Euro pro Monat; Support-Vertrag wie oben; 14 Stunden Betrieb pro Monat
• Einführung: SaaS 40 Stunden, IaaS 80 Stunden, Self-Hosting 100 Stunden
• Schulung: bei allen Varianten 2 Stunden pro Mitarbeitendem, bewertet mit 50 Euro pro Stunde
• Ausstieg nach fünf Jahren (Schätzung): SaaS 60 Stunden, IaaS und Self-Hosting je 40 Stunden

So gerechnet gewinnt in diesem Beispiel SaaS. Das ist aber kein allgemeines Ergebnis, sondern Folge der Annahmen. Drei Variationen zeigen, wie empfindlich die Rechnung ist:

• Mehr Nutzer: Bei 200 statt 50 Mitarbeitenden vervierfachen sich die SaaS-Abokosten auf 144.000 Euro, während Hardware und Betriebsaufwand beim Eigenbetrieb nur moderat steigen. Die Reihenfolge kann sich umkehren.
• Vorhandenes Know-how: Betreibt die IT-Abteilung ohnehin eine Virtualisierungsumgebung, sinkt der zusätzliche Aufwand für einen weiteren Dienst – siehe etwa Proxmox statt VMware.
• Preisanpassung: Steigt der SaaS-Preis ab Jahr 3 um ein Viertel, erhöht das die Abokosten im Beispiel um 5.400 Euro.

Mit dem Kostenrechner können Sie eigene Annahmen durchspielen.

Schritt 4: Was sich nicht in Euro ausdrücken lässt

Eine ehrliche TCO-Rechnung endet nicht bei der Summe. Halten Sie daneben fest:

• Kontrolle über Daten: Wo liegen sie, wer kann zugreifen, welchem Recht unterliegt der Anbieter? Hintergründe in DSGVO und US-Cloud.
• Wechselfähigkeit: Offene Formate und Standardschnittstellen senken künftige Ausstiegskosten – Teil jeder Exit-Strategie gegen Lock-in.
• Regulatorik: Anforderungen etwa aus NIS2 gelten unabhängig vom Betriebsmodell, die Umsetzung unterscheidet sich aber.

Eine einfache Nutzwertanalyse – Kriterien gewichten, Varianten bewerten – ergänzt die Kostenrechnung sinnvoll.

Häufige Fehler bei der TCO-Rechnung

1. Nur Lizenzen vergleichen. Der SaaS-Preis pro Nutzer wird gegen „Open Source kostet nichts“ gestellt – und die Personalzeit vergessen.
2. Personal als Fixkosten ignorieren. „Unser Admin ist sowieso da“ stimmt nur, wenn er tatsächlich freie Kapazität hat. Sonst fehlt die Zeit anderswo.
3. Datenverkehr und Speicherwachstum übersehen. Bei IaaS steigen Kosten mit der Datenmenge; planen Sie Wachstum ein.
4. Hardware-Ersatz und Garantieende vergessen. Nach Ablauf der Herstellergarantie steigen Risiko und Wartungskosten.
5. Ausstiegskosten auf null setzen. Jeder Wechsel kostet – planen Sie ihn von Anfang an mit.
6. Einmal rechnen, nie wieder. Preise, Nutzerzahlen und Anforderungen ändern sich. Überprüfen Sie die Rechnung jährlich.
7. Scheingenauigkeit. Eine Summe auf den Euro genau suggeriert Sicherheit, die es nicht gibt. Arbeiten Sie mit Spannen und prüfen Sie, welche Annahme das Ergebnis am stärksten beeinflusst.

Nächste Schritte

1. Vergleichszeitraum festlegen (drei bis fünf Jahre).
2. Echte Angebote einholen und interne Stundensätze klären.
3. Alle sieben Kostenkategorien je Variante ausfüllen.
4. Zwei bis drei Szenarien rechnen (Wachstum, Preissteigerung, Personalwechsel).
5. Ergebnis um nicht monetäre Kriterien ergänzen und dokumentieren.

Keine Finanz- oder Anlageberatung. Die Beispielrechnung dient ausschließlich der Veranschaulichung der Methode.